Zeitfresser

Zeitfresser

Wie kann ich mich als Unternehmer so organisieren, dass mein Alltag im Handwerksunternehmen deutlich effektiver ist?

 

Jeder von uns kann seinen Tag effektiver gestalten. Fakt. Die einen mehr, die anderen weniger. Doch sollte sich jeder zumindest hinterfragen, was er dafür tut so effektiv wie möglich seine Aufgaben abzuarbeiten oder zu planen. Wissenschaftliche Erhebungen haben ergeben, dass wir ohne Struktur, Organisation und Planung über 80% unserer Zeit mit Suchen, unmotivierten Abarbeiten und Priorisieren von Aufgaben verlieren. Als ich angefangen haben meinen Tag, meine Woche und gar meinen Monat zu planen und nicht täglich einfach zu reagieren, habe ich mindestens 50% meiner Zeit eingespart – vergleichbar ist das Ganze mit einem Zug. Hast Du Fahrt aufgenommen und arbeitest Deine Aufgaben ab, da ein Plan ( Fahrplan ) dahinter steckt, bist du Du viel schneller – musst Du aber immerzu anhalten und überlegen, oder gar Suchen – dann ist das wie bei einem Zug. Nach jedem Bremsen musst Du erst wieder viel Kraft aufwenden und Geschwindigkeit aufzubauen und verlierst sehr viel Zeit. Hier also ein paar Tipps, die mir extrem weitergeholfen haben:

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[icon]brook-icon-pencil3[/icon] Deinen Tag planen – Strukturierst Du vor Beginn Deiner Tagesarbeit (oder am Abend vorher) Deine Aufgaben und Termine: Was steht heute bei Dir an? In welcher Reihenfolge und wann willst Du Deine Aktivitäten und Aufgaben bearbeiten? Wie lange brauchst dafür?

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[icon]brook-icon-download5[/icon] Prioritäten setzen – Leg fest, was für Dich (!) wichtig ist – nicht für andere ( Du bist wichtig in dieser Gliederung ). Kennzeichne all Deine Aufgaben, die Du unbedingt erledigen musst, weil sie für Deinen privaten oder beruflichen Erfolg entscheidend sind, mit einer „1“. Die „2“ vergibst Du für Aktivitäten, die dringend sind, die Du aber delegieren oder verschieben kannst. Eine „3“ erhalten Aufgaben, die Du irgendwann oder im Extremfall auch gar nicht erledigen musst.

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[icon]brook-icon-list[/icon] Aufgaben gliedern – Du kannst Dich nicht an einen festen Zeitplan halten? Dann erstell Dir eine To-do-Liste und glieder die Aufgaben nach Wichtigkeit, das Dringendste steht dabei ganz oben. Alternativ kannst Du auch Arbeitsblöcke mit Symbolen versehen und diese Aufgaben gesammelt abarbeiten.

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[icon]brook-icon-clock[/icon] Zeitrahmen setzen – Ein festes Zeitlimit hilft Dir dabei, zielstrebig an Deinen Aufgaben zu arbeiten. Dauert eine Aufgabe länger als vorgesehen, dann prüfst Du: Ist die Aufgabe so wichtig, dass Du mehr Zeit dranhängen (und damit anderes verschieben) musst? Wie viel Zeit? Oder ist das Ergebnis vielleicht schon ausreichend? Wenn nicht: Leg fest, wann und wie lange Du an dieser Aufgabe weiterarbeiten willst.

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[icon]brook-icon-calendar[/icon] Realistisch kalkulieren – Pack Dir nicht zu viele Aufgaben mit höchster Priorität in Deinen Tag und lass ausreichend Luft für Unvorhergesehenes und für eventuell notwendige Umwege zum Ziel. Verplane Dich nicht mehr als zwei Drittel Deiner Zeit.

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[icon]brook-icon-users[/icon] Konsequent delegieren – Prüfe bei Deiner Planung, ob Du unbedingt alles selber erledigen musst. Vielleicht gibt es ja Aktivitäten, die andere für Dich übernehmen können. Gerade Durchführungs- und Verwaltungstätigkeiten eignen sich in vielen Fällen fürs Delegieren. Konzentriere Dich auf die für Deinen Erfolg entscheidenden Aufgaben.

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[icon]brook-icon-fire[/icon] Unangenehme Dinge anpacken – Beginne den Tag gleich mit dem „dicksten“ Brocken, etwa einer unangenehmen Pflichtaufgabe. Ist die geschafft, steigt Deine Stimmung und die anderen Arbeiten gehen leichter von der Hand. Alternativ kannst Du auch mit einer Aufgabe, die Dir besonders gut liegt, in den Tag starten. So hast Du ein erstes Erfolgserlebnis, das Dich für die weitere Arbeit beflügelt.

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[icon]brook-icon-numbered-list[/icon] Schritt-für-Schritt vorgehen – Befasse Dich nicht gleichzeitig mit allen Aufgaben, denen Du die Priorität „1“ gegeben hast. Von jedem ein bisschen, das bringt gar nichts. Erledige e deshalb konsequent eins nach dem anderen. Arbeite entweder die Einser-Prioritäten der Reihe nach ab oder sortiere diese nach Neigung und Spaß an der Aufgabe. Das garantiert Dir, dass Du zumindest die für Deinen Erfolg wichtigsten Schritte gegangen bist, wenn Du nicht das ganze Pensum schaffen kannst.

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[icon]brook-icon-accessibility[/icon] Auszeit für den Chef – Erfolgreiches Leben besteht in der Balance zwischen Beruf und Privatleben. Plane deshalb in jeden Deiner Tage sehr bewusst auch Zeit für Dich selbst ein – am besten jeden Tag Deine ganz persönliche Stunde für Sport oder sonstige Hobbys. Genauso wichtig: Zeit für Familie, Freunde und soziale Kontakte einplanen!

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[icon]brook-icon-stats[/icon] Bilanz ziehen – Beurteile vor allem den Tag als Ganzes – so vermeidest Du es, vielleicht negative Einzelereignisse überzubewerten. Gerade wenn Du einiges nicht geschafft hast: Blicke nicht nur auf das, was noch zu tun bleibt. Mach Dir vor allem bewusst, was Du heute geleistet und erreicht hast. So gehst Du nicht mit dem drückenden Gefühl der unerledigten Dinge in den Feierabend.

 

Wenn Du Beratungsbedarf zum Thema Zeitmanagement hast, dann nimm Kontakt zu mir auf.

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Dein Christoph

 

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